記得剛來了英國的時候，十分不適應(yīng)老外總是用郵件交流。不過，畢竟了來了人家的地盤，能夠?qū)懸环鈨?yōu)秀的英文郵件對于同學(xué)們的學(xué)習(xí)、生活和工作都尤為重要。那么，下面就教教各位如何寫一封好的英文郵件。
一 文法上
1 切忌主客不分或模糊
例子: Deciding to rescind the earlier estimate， our report was updated to include $40，000 for new equipment。”
應(yīng)改為：Deciding to rescind our earlier estimate， we have updated our report to include $40，000 for new equipment。 (We決定呀， 不是report。)
2 句子不要凌碎
例子: He decided not to audit the last ten contracts。 Because of our previous objections about compliance。 應(yīng)該連在一起。
3 結(jié)構(gòu)對稱，令人容易理解
例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings。
應(yīng)改為: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract。
4 單眾數(shù)不要搞亂，不然會好刺眼，看不舒服
例如: An authorized person must show that they have security clearance。
5 動詞主詞要呼應(yīng)。 想想這兩個分別
1)This is one of the public-relations functions that is underbudgeted。
2)This is one of the public-relations functions， which are underbudgeted。
6 時態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多。
看商務(wù)英語已經(jīng)是苦事，不要浪費人家的精力啊。
7 標(biāo)點要準(zhǔn)確。
例如: He did not make repairs， however， he continued to monitor the equipment。
改為: He did not make repairs; however， he continued to monitor the equipment。
8 選詞正確。
好像affect和effect， operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
9 拼字正確。
有電腦拼字檢查功能后，就更加不能偷懶。
10 大小寫要注意。
非必要不要整個字都是大寫，除非要罵人。例如: MUST change to OS immediately。 外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣。 要強調(diào)的話，用底線，斜字，粗體就可以了。
二 寫信提示
1 多過一個男人，用Messrs，就是Misters的意思，不過不要跟名字，跟姓就行啦。
例如: Messrs。 Smith， Wyatt， and Fury 。女人呢? 用Mesdames，Mmes。， or Mses。 同樣不要跟名字。 例子: Mses。 Farb， Lionel， and Gray 。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行。例如: Dr。 and Mrs。Harold Wright;Mr。 Harold Wright and Dr。 Margaret Wright;Mr。and Mrs。 Harvey Adams-Quinn 。
2 有人有自己頭銜就要跟緊
例如有人有榮譽學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜啊~
有時大頭不知道對方頭銜，干脆用Ms.算了。 Ms.Sarah Gray
3 地址要低日期至少兩行。
處名時，職銜短可以一行過，長就下一行吧。例如:Ken Green， President/Ken Green /Vice President of International Operations
但這個就顯得有點。。。:Ken Green /Vice President of UnicomChina。正確應(yīng)為:Ken Green/Vice President， UnicomChina
4 老外的名字有時有Jr. 或 Sr.，之前的逗點是隨你喜歡的，以下都是正確， 不要笑人
Michael J。 Smith， Jr。 /Michael J。 Smith Sr。
5 外國國名盡量用大寫。
是為尊重，也方便郵差叔叔。
6 地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字吧，除了One，例子:
127 Ninth Avenue， North
127 E。 15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
三 其它內(nèi)容
1 從問候開始
用問候語開始郵件內(nèi)容非常重要，例如"Dear Lillian，"。根據(jù)你與收件人的關(guān)系 親近與否，你可能選擇使用他們的姓氏來稱呼他們而不是直呼其名，例如"Dear Mrs。 Price，"。如果關(guān)系比較親密的話，你就可以說，"Hi Kelly，"如果你和公司聯(lián)系，而不是個人，你就可以寫"To Whom It May Concern:"
2 感謝收件人
如果你在回復(fù)客戶的詢問，你應(yīng)該以感謝開頭。例如，如果有客戶想了解你的公司，你就可以說，"Thank you for contacting ABC Company。"如果此人已經(jīng)回復(fù)過你的一封郵件了，那就一定要說，"Thank you for your prompt reply。"或是"Thanks for getting back to me。"如果你可以找到任何機會那一定要謝謝收信人。這樣對方就會感到比較舒服，而且顯得更禮貌。
3 表明你的意圖
然后，如果是你主動寫電子郵件給別人的話，那就不可能再寫什么感謝的字句了。那就以你寫此郵件的目的開頭。例如，"I am writing to enquire about…"或是"I am writing in reference to …"在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。記得要注意語法，拼寫和標(biāo)點符號，保持句子簡短明了并句意前后一致。
4 結(jié)束語
在你結(jié)束郵件之前，再次感謝收信人并加上些禮貌語結(jié)尾。你可以"Thank you for your patience and cooperation。"或"Thank you for your consideration。"開始接著寫，"If you have any questions or concerns， don't hesitate to let me know。" 及"I look forward to hearing from you。"
5 結(jié)束
最后是寫上合適的結(jié)尾并附上你的名字。"Best regards，"Sincerely，"及"Thank you，"都很規(guī)范化。最好不要用"Best wishes，"或"Cheers，"類的詞因為這些詞都常用在非正式的私人郵件中。
最后，在你發(fā)送郵件之前，最好再讀一遍你的內(nèi)容并檢查其中有沒有任何的拼寫錯誤，這樣就能保證你發(fā)出的是一封真正完美的郵件!
